Arztpraxen in Deutschland im Dauerstress: Die aktuelle Covid-19-Impfkampagne bedeutet hohen Administrationsaufwand und bringt die Praxis-Mitarbeitenden an ihre Grenzen. Warum eine Online-Terminvergabe hier für Entlastung sorgen kann, erläutert Dr. med. Shabnam Fahimi-Weber in ihrem Gastbeitrag. Die HNO-Ärztin und Dozentin ist Gründerin des intelligenten Terminmanagers Dubidoc.

Gastbeitrag von Dr. med. Shabnam Fahimi-Weber

Seitdem wir als Kassenärzte im April in die Covid-19-Impfkampagne eingestiegen sind, finden tagtäglich hunderttausende Impfungen in den Praxen statt. Für den Kampf gegen Corona bedeutet das natürlich einen wichtigen Fortschritt. In den Praxen selbst verursacht die Situation allerdings auch viel Stress. Frust und Wut der Patienten entlädt sich regelmäßig an Praxisteams, die in einer schwierigen Zeit einen guten Job machen.

Durch die Aufhebung der Impf-Priorisierung hat sich diese ohnehin schon angespannte Situation in den Praxen noch einmal zugespitzt. Einige Kolleginnen und Kollegen sind deshalb bereits aus der Impfkampagne ausgestiegen. Grund genug, die Wurzel des Problems genauer zu betrachten. Fakt ist, dass nicht das Impfen selbst den Stress verursacht, sondern die Administration rund um den Impftermin. Vor allem die vielen Anrufe und Anfragen rund um die Terminvereinbarung werden im Praxisalltag für die Mitarbeitenden oftmals zur Belastung.

In dieser Gemengelage können Möglichkeiten zur Online-Terminierung Praxisteams zur Seite stehen. Die Logik dahinter ist ebenso simpel wie effektiv: Wenn Patienten ihren Termin online buchen, müssen sich sich dafür nicht telefonisch in der Arztpraxis melden. Praxisteams müssen nicht zusätzlich noch die telefonischen Impfanfragen beantworten und die Leitung bleibt frei für reguläre Patientenanfragen. Stattdessen reicht es aus, wenn MFA die Online-Termine mit wenigen Klicks bestätigen und automatisch in den Terminkalender der Praxis übertragen. Die digitale Terminvergabe ist deutlich effizienter als die telefonische Variante, die in Sonderfällen natürlich immer noch zum Einsatz kommen kann. Unter dem Strich sparen die Mitarbeitenden Zeit, die sie in andere, wichtige Aufgaben investieren können.

Datenschutz wichtig

Auch wenn es in Zeiten des Hochbetriebs schwerfällt, sollten Praxisinhaber deshalb die aktuelle Situation zum Anlass nehmen, ihre Terminvergabe zu überdenken. Ist sie tatsächlich noch zeitgemäß? In den meisten Fällen ist eine Online-Terminierung sinnvoll. Der Aufwand für die Einrichtung eines solchen Systems ist minimal und alles andere als kompliziert. Bei der Auswahl sollten Ärztinnen und Ärzte, Praxismanager oder MFA jedoch einige wichtige Punkte beachten. Wer die Impfterminvergabe in Berlin und anderen Ländern beobachtet hat, erinnert sich sicherlich noch gut an das Terminchaos. Es ist also nicht jede Plattform gleich gut geeignet. Das gilt übrigens auch aus Datenschutz-Perspektive. Denn der Schutz persönlicher Daten ist nicht bei allen Plattform-Betreibern vollumfänglich gesichtert. Unklar ist außerdem, welche Interessen Plattform-Betreiber mit Blick auf die Daten verfolgen.

Impftermin mit Wirkstoff auf die Praxiswebsite

Meine Überzeugung ist deshalb, dass die Terminvergabe in erster Linie auf die Praxis-Website gehört. Sobald die unkomplizierte Einbindung geschafft ist, können Terminanfragen hier automatisch bearbeitet werden. Für die Impftermine ist es dabei übrigens enorm hilfreich, wenn der Wirkstoff direkt bei der Terminvergabe angezeigt wird. Entscheidender Vorteil ist dabei, dass Absagen oder Fehltermine von Patienten, die ein bestimmtes Vakzin für ihre Corona-Impfung wünschen, auf ein Minimum reduziert werden. Missverständnisse und Rückfragen, die am Telefon viel Zeit kosten oder für Frust sorgen, werden so vermieden. Das funktioniert ganz einfach, indem Praxisteams je nach Lieferung entsprechende Terminkontingente online freischalten.

Klare Prozesse entlasten Praxisteams

Letztlich ist die Online-Terminvereinbarung für Impftermine besser, weil sie klare Prozesse ermöglicht, die Praxisteams entlasten. Eine transparente Kommunikation der verfügbaren Termine führt dazu, dass telefonische Rückfragen zum Terminangebot selten nötig oder zumindest mit einem Verweis auf die Terminvereinbarung über die Praxiswebsite erledigt sind.

Für mich ist klar: Das Prinzip Online-Terminvereinbarung kann für Praxen im Impfstress zum Rettungsanker werden. Denn jede Terminvereinbarung, die nicht per Telefon, sondern digital erfolgt, ist eine willkommene Entlastung für jedes Praxisteam. Bei den Impfterminen ist digitale Unterstützung derzeit am dringendsten nötig. Doch aus Erfahrung weiß ich auch: Wer sich einmal an die Online-Terminvereinbarung gewöhnt hat, will nicht mehr zurück zum Telefon.