LĂ€dt

Impfkampagne: Online-Terminvereinbarung entlastet Arztpraxen

Dr. med. Shabnam Fahimi-Weber

Arztpraxen in Deutschland im Dauerstress: Die aktuelle Covid-19-Impfkampagne bedeutet hohen Administrationsaufwand und bringt die Praxis-Mitarbeitenden an ihre Grenzen. Warum eine Online-Terminvergabe hier fĂŒr Entlastung sorgen kann, erlĂ€utert Dr. med. Shabnam Fahimi-Weber in ihrem Gastbeitrag. Die HNO-Ärztin und Dozentin ist GrĂŒnderin des intelligenten Terminmanagers Dubidoc.

Gastbeitrag von Dr. med. Shabnam Fahimi-Weber

Seitdem wir als KassenĂ€rzte im April in die Covid-19-Impfkampagne eingestiegen sind, finden tagtĂ€glich hunderttausende Impfungen in den Praxen statt. FĂŒr den Kampf gegen Corona bedeutet das natĂŒrlich einen wichtigen Fortschritt. In den Praxen selbst verursacht die Situation allerdings auch viel Stress. Frust und Wut der Patienten entlĂ€dt sich regelmĂ€ĂŸig an Praxisteams, die in einer schwierigen Zeit einen guten Job machen.

Durch die Aufhebung der Impf-Priorisierung hat sich diese ohnehin schon angespannte Situation in den Praxen noch einmal zugespitzt. Einige Kolleginnen und Kollegen sind deshalb bereits aus der Impfkampagne ausgestiegen. Grund genug, die Wurzel des Problems genauer zu betrachten. Fakt ist, dass nicht das Impfen selbst den Stress verursacht, sondern die Administration rund um den Impftermin. Vor allem die vielen Anrufe und Anfragen rund um die Terminvereinbarung werden im Praxisalltag fĂŒr die Mitarbeitenden oftmals zur Belastung.

In dieser Gemengelage können Möglichkeiten zur Online-Terminierung Praxisteams zur Seite stehen. Die Logik dahinter ist ebenso simpel wie effektiv: Wenn Patienten ihren Termin online buchen, mĂŒssen sich sich dafĂŒr nicht telefonisch in der Arztpraxis melden. Praxisteams mĂŒssen nicht zusĂ€tzlich noch die telefonischen Impfanfragen beantworten und die Leitung bleibt frei fĂŒr regulĂ€re Patientenanfragen. Stattdessen reicht es aus, wenn MFA die Online-Termine mit wenigen Klicks bestĂ€tigen und automatisch in den Terminkalender der Praxis ĂŒbertragen. Die digitale Terminvergabe ist deutlich effizienter als die telefonische Variante, die in SonderfĂ€llen natĂŒrlich immer noch zum Einsatz kommen kann. Unter dem Strich sparen die Mitarbeitenden Zeit, die sie in andere, wichtige Aufgaben investieren können.

Datenschutz wichtig

Auch wenn es in Zeiten des Hochbetriebs schwerfĂ€llt, sollten Praxisinhaber deshalb die aktuelle Situation zum Anlass nehmen, ihre Terminvergabe zu ĂŒberdenken. Ist sie tatsĂ€chlich noch zeitgemĂ€ĂŸ? In den meisten FĂ€llen ist eine Online-Terminierung sinnvoll. Der Aufwand fĂŒr die Einrichtung eines solchen Systems ist minimal und alles andere als kompliziert. Bei der Auswahl sollten Ärztinnen und Ärzte, Praxismanager oder MFA jedoch einige wichtige Punkte beachten. Wer die Impfterminvergabe in Berlin und anderen LĂ€ndern beobachtet hat, erinnert sich sicherlich noch gut an das Terminchaos. Es ist also nicht jede Plattform gleich gut geeignet. Das gilt ĂŒbrigens auch aus Datenschutz-Perspektive. Denn der Schutz persönlicher Daten ist nicht bei allen Plattform-Betreibern vollumfĂ€nglich gesichtert. Unklar ist außerdem, welche Interessen Plattform-Betreiber mit Blick auf die Daten verfolgen.

Impftermin mit Wirkstoff auf die Praxiswebsite

Meine Überzeugung ist deshalb, dass die Terminvergabe in erster Linie auf die Praxis-Website gehört. Sobald die unkomplizierte Einbindung geschafft ist, können Terminanfragen hier automatisch bearbeitet werden. FĂŒr die Impftermine ist es dabei ĂŒbrigens enorm hilfreich, wenn der Wirkstoff direkt bei der Terminvergabe angezeigt wird. Entscheidender Vorteil ist dabei, dass Absagen oder Fehltermine von Patienten, die ein bestimmtes Vakzin fĂŒr ihre Corona-Impfung wĂŒnschen, auf ein Minimum reduziert werden. MissverstĂ€ndnisse und RĂŒckfragen, die am Telefon viel Zeit kosten oder fĂŒr Frust sorgen, werden so vermieden. Das funktioniert ganz einfach, indem Praxisteams je nach Lieferung entsprechende Terminkontingente online freischalten.

Klare Prozesse entlasten Praxisteams

Letztlich ist die Online-Terminvereinbarung fĂŒr Impftermine besser, weil sie klare Prozesse ermöglicht, die Praxisteams entlasten. Eine transparente Kommunikation der verfĂŒgbaren Termine fĂŒhrt dazu, dass telefonische RĂŒckfragen zum Terminangebot selten nötig oder zumindest mit einem Verweis auf die Terminvereinbarung ĂŒber die Praxiswebsite erledigt sind.

FĂŒr mich ist klar: Das Prinzip Online-Terminvereinbarung kann fĂŒr Praxen im Impfstress zum Rettungsanker werden. Denn jede Terminvereinbarung, die nicht per Telefon, sondern digital erfolgt, ist eine willkommene Entlastung fĂŒr jedes Praxisteam. Bei den Impfterminen ist digitale UnterstĂŒtzung derzeit am dringendsten nötig. Doch aus Erfahrung weiß ich auch: Wer sich einmal an die Online-Terminvereinbarung gewöhnt hat, will nicht mehr zurĂŒck zum Telefon.

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